Wśród najważniejszych kwestii w zakładach pracy, przedsiębiorstwach i firmach w niemal w każdej branży znajduje się organizacja zaopatrzenia. Nieodłącznym elementem tych działań jest również księgowość oraz logistyka. Wiele fabryk, ale też firm produkcyjnych produkty BHP, sprzęt techniczny, narzędzia, materiały eksploatacyjne czy odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej zamawia z wielu miejsc naraz. To duży nakład pracy, trudna kontrola zamówień i bardzo skomplikowane formalności. Można tego uniknąć, nawiązując współpracę z jedną, dobrze zaopatrzona hurtownią. Sprawdź, jakie korzyści może dać Twojej firmie taka zmiana.
Zamawianie u wielu dostawców – wyzwania i trudności
W przypadku korzystania z usług i zamawiania asortymentu z kilku sklepów czy hurtowni, proces zakupowy staje się dość uciążliwy. Wiedzą o tym doskonale zarówno działy odpowiedzialne za zaopatrzenie, jak i pracownicy mniejszych firm, gdzie często za stan magazynu i zamówienia odpowiada jeden pracownik. Najczęściej problemy związane z takim system zaopatrywania firmy to:
- skomplikowana kontrola wydatków – koszty zakupów są rozproszone w związku ze współpracą z kilkoma podmiotami. To również zakupy na różnych zasadach co do rozliczeń i terminów płatności,
- wiele faktur i rachunków do zaksięgowania – każda dostawa zamówienia to osobny dokument i w nieco innej formie choćby pod względem graficznym. Uporządkowanie wielu takich faktur bywa czasochłonne i wymaga dużej uwagi,
- wyższe koszty transportu – dostawa z różnych miejsc to wielu dostawców i kilka przesyłek opłacanych osobno,
- wydłużony czas realizacji – w zależności od konkretnego sklepu, hurtowni czy polityki podmiotu i dostępności towaru dostawa zamówienia może rozciągnąć się w czasie, co bywa nie tylko uciążliwe, wprowadza chaos, ale też może generować opóźnienia i przestoje w działaniu firmy.
Składanie zamówień u różnych dostawców to duże wyzwanie dla działu księgowości i logistyki. Pracownicy tracą swój cenny czas na formalności, a także kontakt z dostawcami, zamiast skupić się na zadaniach strategicznych i ważnych dla rozwoju i poprawy funkcjonowania w firmie.
Zamawianie i współpraca z jedną hurtownią – jakie daje korzyści?
Podjęcie współpracy z jedną hurtownią, w której firma zamawiać będzie jednocześnie produkty BHP, środki ochrony indywidualnej, jak i narzędzia, odzież roboczą czy materiały eksploatacyjne, to znaczne uproszczenie zarówno w kwestiach administracyjnych, jak i operacyjnych. Główne korzyści to przede wszystkim:
- znacznie mniej dokumentów księgowych – przy zamawianiu w jednym miejscu przedsiębiorstwo otrzymuje jedną, wspólną fakturę dla wszystkich zamówionych produktów. To ogromne ułatwienie dla księgowości. Kosztów nie trzeba rozbijać na wiele różnych źródeł, a nie szukać powiązań pomiędzy płatnościami. To także zmniejszenie ilości dokumentacji i ogromne ułatwienie w przypadku ewentualnej kontroli,
- jedna dostawa – wszystkie zamówione produkty BHP, jak i inne przedmioty transportowane są w jednej przesyłce. To ogromna redukcja kosztów i jednocześnie oszczędności dla firmy. Znacznie szybszy jest również rozładunek. Magazyn dzięki temu pracuje sprawniej, a zamiast kilku dostaw rozłożonych na różne pory dnia i terminy, można zorganizować takie działania efektywniej i dokładniej,
- oszczędność czasu – jedna hurtownia to brak konieczności negocjowania wyjazdów służbowych, a także telefonów i rozmów z dostawcami, krótszy czas składania zamówienia i formalności do uzupełnienia. Dzięki temu księgowość i logistyka działają znacznie szybciej i efektywniej,
- łatwa kontrola budżetu – wszystkie zakupy zrobione w jednym miejscu to znacznie łatwiejsza analiza wydatków oraz sprawniejsze planowanie przyszłych zakupów. Współpraca z jedną hurtownią umożliwia także wynegocjowanie atrakcyjnych rabatów oraz indywidualnych warunków cenowych i dopasowanie możliwości rozliczeń do aktualnych potrzeb firmy.
Dzięki zamawianiu w jednej hurtowni zmniejszamy także ryzyko opóźnień i błędów w zamówieniach. Firma otrzymuje gwarancję spójności dostaw i o wiele łatwiej jest skoordynować się zapasy oraz magazyn. Szybciej można reagować również na nagłe potrzeby. W przypadku braku produktów BHP czy środków ochrony procesy logistyczne będą zatem bardziej przewidywalne, mniej obciążające dla pracowników i zwyczajnie tańsze.
Zamawianie z jednej hurtowni jest szczególnie istotne w przypadku odzieży i artykułów bhp. To produkty, które zużywane są regularnie i muszą być dostępne w sposób stały. Decydując się na współpracę z jedną hurtownią, uzyskujemy pewność spójnej jakości, a także unikamy problemów z brakami u sprzedawcy. Najczęściej multibranżowe hurtownie posiadają duże nakłady oferowanych artykułów.
Jedną z hurtowni, z którą współpracuje w ten sposób wiele zakładów produkcyjnych, przedsiębiorstw i firm z różnych branż jest sklep Bogmar BB. To gwarancja stałego kontaktu, szybkich dostaw, produktów najwyższej jakości od uznanych producentów i atrakcyjnych cen.
